個人情報保護方針

新和ビル・サービス株式会社（以下、当社）は、ビルメンテナンス、廃棄物の収集運搬、メディカルサポートを行っております。

これらの業務を遂行するにあたり取扱う個人情報、並びに当社従業員の個人情報を適切に保護することは、当社の重要な社会的責務であると認識し、以下に定める方針に従い、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、個人情報を適切に管理します。

事業遂行に必要な範囲内で利用目的を定め、個人情報を適切に取得、利用、及び提供します。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わない為の措置を講じます。
個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。
個人情報の漏えい、滅失、き損の防止に努めます。また、個人情報の取扱いに関する違反、事件、事故等が発見された場合、速やかに是正し、再発を防止する為の措置を講じます。
苦情、及び相談があった場合、誠実かつ速やかに対応します。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

制定年月日：2015年02月01日
最終改訂年月日：2024年01月16日

新和ビル・サービス株式会社
代表取締役　小林輝久

［個人情報保護方針、及び個人情報の取扱い全般に関する問合わせ先］

窓口：個人情報お問合せ窓口
電話：0848-23-9102（平日9:00～17:00）

個人情報の利用目的
保有個人データ又は第三者提供記録に関する周知事項
開示等の請求等に応じる手続き

個人情報の利用目的

採用応募者の個人情報
採用選考、及びそれらに関連する事務処理と連絡
従業者の個人情報

メールや電話、ホームページ等でのお問合せで取得した個人情報
お問合せの回答
勤務中の当社従業者を撮影した写真
当社ホームページ、会社パンフレット、及び求人案内への掲載

保有個人データ又は第三者提供記録に関する周知事項

a) 組織の名称及び住所並びに代表者の氏名	新和ビル・サービス株式会社住所：広島県尾道市栗原東1丁目6-29 代表者の氏名：小林輝久
b) 個人情報保護管理者の職名、所属、及び連絡先	ビルメンテナンス部執行役員本部長　高岡誠治電話：0848-23-9102
c)全ての保有個人データの利用目的	上記、「個人情報の利用目的」の内、以下の個人情報が該当します。採用応募者の個人情報従業者の個人情報メールや電話、ホームページ等でのお問合せで取得した個人情報
d) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先	窓口：個人情報お問合せ窓口電話：0848-23-9102
e) 所属する認定個人情報保護団体の名称、及び苦情の解決の申し出先	認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内電話番号：03-5860-7565／0120-700-779 ＊当社の業務、サービスに関する問合せ先ではございません。
f)開示等の請求等に応じる手続	下記「開示等の請求等に応じる手続」をご確認ください。
g)保有個人データの安全管理のために講じた措置	基本方針の策定個人データの適正な取り扱いの確保、関係法令等の遵守、苦情相談窓口のお知らせ等のため、「個人情報保護方針」を策定しています。個人データの取扱いに係る規律の整備取得、利用、移送、保管、提供、消去、廃棄等のプロセスごとに、取扱方法、責任者、担当者等についてルールを定めています。個人データの安全管理、外部委託、取扱状況の点検及び是正に関する規程を整備しています。組織的安全管理措置個人データの取り扱い責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及びその取り扱い範囲を明確化しています。法や取り扱い規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。人的安全管理措置個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。個人データに関する非開示契約を全ての従業者と締結しています。物理的安全管理措置個人データを取り扱う区域への従業者の入室を制限し、管理しています。個人データを含む文書は、施錠保管しています。個人データを含むデータは、暗号化・パスワード等による保護を行い、個人データを取扱う機器は固定化する等の盗難措置を講じています。技術的安全管理措置個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御、不正アクセス等の防止策、データの暗号化・パスワードによる保護等の情報漏えい防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じています。外的環境の把握外国での個人データの取扱いはありません。

開示等の請求等に応じる手続き

a) 開示等の請求等の申出先	窓口：個人情報お問合せ窓口電話：0848-23-9102
b)開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式、その他の開示等の請求等の方式	「個人情報開示等請求書」をダウンロードし、必要事項を記入し、上記窓口に郵送して下さい。ご不明な点は、上記窓口にお問合せ下さい。
c)開示等の請求等をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法	開示等の請求等をする者が、本人であることを確認する為に、「個人情報開示等請求書」の郵送時に、運転免許証、パスポート、健康保険証、外国人登録証等、本人確認ができるものの写しを同封して下さい。法定代理人（未成年者の親権者、成年後見人等）からの請求等の場合は、法定代理権を有することを確認できる書類、及び法定代理人の本人確認ができるものの写しも同封してください。本人が委任した代理人からの請求等の場合は、委任状、本人の印鑑証明、及び代理人の本人確認ができるものの写しも同封して下さい。
d)利用目的の通知、及び開示による場合の手数料の徴収方法	利用目的の通知、及び開示の請求等の場合は、「個人情報開示等請求書」の郵送時に、手数料として1,000円分の郵便切手を同封して下さい。保有個人データの内容の訂正、追加、又は削除、利用の停止、消去、及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示をご請求の場合は、手数料は不要です。